Controla el valor de tu software: Cuatro pasos para evitar sobrecostes y ganar eficiencia

Madrid, 23 de abril de 2025 – La creciente dependencia del software en las empresas está generando ineficiencias que muchas veces pasan desapercibidas. Licencias infrautilizadas, precios poco transparentes y contratos confusos se traducen en pérdidas millonarias. En este contexto, ERA Group, consultora especializada en la optimización de costes y la gestión de proveedores, propone una metodología para maximizar el valor de las inversiones tecnológicas y recuperar el control sobre el gasto.

Hoy en día, prácticamente todas las funciones dentro de una empresa (desde las operaciones hasta las finanzas) dependen de herramientas digitales. Esta rápida expansión del software ha incrementado significativamente la complejidad operativa y financiera dentro de las organizaciones, muchas de las cuales aún no aplican estrategias claras de control y optimización. 

Las consecuencias son notables: según datos de ERA Group, los fallos en aplicaciones críticas pueden generar costes de hasta 1 millón de dólares por hora, lo que supone pérdidas anuales superiores a los 45 millones de dólares en grandes corporaciones. Por ello, la consultora ha identificado cuatro áreas clave para mejorar la eficiencia y reducir costes en la adquisición y el uso de software.

1. Exceso de proveedores, aplicaciones y licencias: El número de herramientas digitales se ha multiplicado dentro de las organizaciones. Modelos como el “freemium” y técnicas de venta agresivas fomentan la adopción descoordinada de software por parte de empleados y departamentos, lo que suele derivar en un bajo nivel de utilización y sobrecostes innecesarios. De hecho, en un caso reciente, una empresa con 450 trabajadores contaba con 3.900 licencias activas, pero solo 250 eran usuarios frecuentes.

2. Contratos confusos y tarifas opacas: Los contratos de software incluyen a menudo múltiples cláusulas técnicas difíciles de interpretar. Cambios en la tecnología, como la migración a la nube o nuevas versiones del producto, afectan directamente a su coste y utilidad. Además, los proveedores aplican tarifas que varían según volumen, duración, canal de venta o tipo de uso. Contar con información objetiva sobre el posicionamiento competitivo de cada proveedor es esencial para tomar decisiones informadas.

3. Falta de evaluación del rendimiento real: En muchas compañías, el software se evalúa únicamente desde parámetros técnicos, sin medir el impacto real sobre la productividad o los objetivos de negocio. Esto impide verificar si los beneficios esperados se han conseguido. Un caso práctico: si un empleado emite 4.160 facturas al año a razón de 70 euros por hora, el coste anual asciende a cerca de 300.000 euros. Un software que reduzca ese tiempo a la mitad, con un coste de 50.000 euros anuales, generaría un ahorro neto de 100.000 euros. Sin seguimiento, estos beneficios potenciales no se materializan.

4. Gobernanza débil y decisiones descentralizadas: En muchas empresas, las decisiones de compra de software se toman sin una visión estratégica unificada, basándose únicamente en límites de gasto individuales. Esto provoca la integración de sistemas sin un análisis completo de necesidades, coste o rendimiento. El sector tecnológico avanza con rapidez. Tanto, que en los últimos tres años los servicios de TI y software han crecido a un ritmo medio anual de entre el 51% y el 54%, lo que obliga a las organizaciones a revisar periódicamente su estructura de licencias, proveedores y herramientas, y a establecer normas claras para la adopción de nuevas soluciones.

“El segundo trimestre es una ventana clave para revisar contratos y tomar decisiones estratégicas que afectarán directamente a la rentabilidad del año. Gestionar los activos de software con información precisa y un enfoque estructurado no solo permite reducir costes, sino también minimizar riesgos”, señala Fernando Vázquez, socio consultor y co-area developer de ERA Group España. “Nuestra misión es ayudar a las empresas a tomar decisiones basadas en información fiable, con impacto real en sus resultados.”

Acerca de ERA Group

ERA Group es una compañía pionera en asesoramiento estratégico empresarial y optimización de costes desde 1992. Ayuda a sus clientes a mejorar los procesos y a transformar los datos en oportunidades, lo que permite a las organizaciones crecer y crear ventajas competitivas.

Con un equipo global de más de 1.000 personas y presencia en más de 60 países, ERA Group es el socio que las empresas necesitan para afrontar sus retos más importantes, identificando oportunidades de ahorro y logrando la eficiencia financiera sin comprometer la calidad de los bienes y servicios prestados.