¡Aprende a potenciar tu negocio con Google Drive!

El almacenamiento en la nube se ha convertido en uno de los sistemas preferidos por los cibernautas. El sistema que fue creado en los años 60 ha evolucionado hasta tal punto que las empresas ya no ven sus días sin él por innumerables razones.

Si tienes un proyecto profesional, eres autónomo o tienes una pequeña empresa, y deseas implementar herramientas de las cuales puedas sacar bastante provecho para potenciar tu negocio, seguro que Google Drive es una excelente opción.

¿Qué es Google Drive?

Google Drive es una herramienta de Google que permite guardar archivos en la nube. Viene siendo la respuesta de Google ante otros servicios similares como Dropbox, Onedrive o Amazon Cloud. Con la diferencia de que Google le ha añadido unas opciones mucho más interesantes al momento de compartir y trabajar de manera colaborativa.

Ahora queda aprender cómo utilizar esta tecnología. Para comenzar, deberás crearte una cuenta de Gmail. Una vez teniendo tu usuario de Google, te permitirá el acceso a las herramientas de Google Drive a través de su propia página web en tu navegador o en la carpeta que se creará en el escritorio de tu ordenador si decides instalarlo de forma definitiva.

Ahora, veamos que es su aplicación en el día a día en un entorno laboral.

¿Para qué le sirve Google Drive a una empresa?

Debemos aclarar que Google Drive lo puedes utilizar tú solo en tu empresa y seguro que te ayudará a mejorar muchos de tus flujos de trabajo. Pero el verdadero poder de esta herramienta está en su uso colaborativo y, por lo tanto, si te vas a lanzar a usarla en equipo, primero tendrás que asegurarte que el software pertinente esté instalado en los ordenadores de todos aquellos que quieras que lo usen.

Esta herramienta es muy útil en especial si hablamos de negocios, pues ofrece muchas ventajas para desarrollar tus trabajos de forma ordenada y segura.

Si aún no la usas, los beneficios que tienen te harán cambiar de parecer. Toma nota y conoce más a Google Drive:

• Permite guardar cualquier archivo. Este servicio deja que guardes cualquier tipo de archivos, desde documentos de texto, fotos, diseños, dibujos, grabaciones, videos, presentaciones, hojas de cálculo, etc. Cuenta con 15GB de almacenamiento gratuito y permite crear carpetas y subcarpetas para tener un mejor orden de tus archivos.

• Crea y edita desde cualquier dispositivo. Otra gran ventaja es que puedes ingresar desde todo tipo de dispositivo, ya sea una computadora, laptop, tablet o smartphone. Desde cualquiera de estos podrás crear y editar documentos, hojas de cálculo, presentaciones, dibujos y formularios sin necesidad de instalar otros programas.

• Comparte archivos. Solo basta seleccionar el documento o carpeta y configurarlos para que las personas que tú quieras puedan verlos y editarlos, puedes ver estos cambios en tiempo real, chatear con los participantes y hacer comentarios.

• Encuestas y formularios. Podrás crear sondeos virtuales y las respuestas se almacenarán automáticamente a través de una hoja de cálculo, donde también se pueden generar gráficas. Es ideal para negocios al momento de realizar investigaciones de mercado.

• Escanear. El servicio ofrece un plus para dispositivos android: te permite escanear todos tus documentos en papel. Lo único que tienes que hacer es tomar una foto de los documentos, como recibos, cartas y estados de cuenta, y Drive los almacenará instantáneamente como archivos PDF.

• Otro de sus atractivos es que todos tus archivos estarán sincronizados, así los crees desde tu móvil u ordenador. Además puedes editar aún sin conexión a internet.

Versión Empresa

Al igual que ocurre con Google Drive en su versión Personal, la versión Empresa ofrece espacio de almacenamiento para documentos y archivos. En vez de guardar el contenido en nuestros equipos locales, podemos tenerlos en Internet y así recuperarlos cuando los necesitemos y desde diferentes dispositivos. Con esto tendremos copias de seguridad automáticas y acceso fácil a nuestra documentación.

En su versión profesional da la posibilidad de personalizar los subdominios de las cuentas de usuario. En vez de tener cuentas de correo del tipo arroba gmail.com podrás añadir tu propio nombre del tipo @nombredemiempresa.com o similar. A nivel de personalización, te permite gestionar cómodamente los permisos de acceso al espacio de almacenamiento, gestionando tu oficina virtual desde un mismo lugar.

Otro punto importante es que se extiende más allá de almacenamiento online y suite a través del servicio G Suite. Sirve para gestionar correo electrónico (Gmail), mantener comunicaciones de texto, audio y voz (Hangouts), organizar reuniones y eventos (Calendario) e incluso poner en marcha tu propio sitio web (Sitios), todo ello bajo una misma plataforma. Además, al ser un servicio de pago se incluye asesoramiento y soporte personal vía teléfonica o por correo electrónico.

El coste de la versión Empresa de Google Drive varía en función de los usuarios que estén dados de alta y el almacenamiento de cada usuario, adaptándose así al número de empleados o compañeros de trabajo con que contemos y a la cantidad de almacenamiento que necesitaremos.

Como te darás cuenta es una herramienta muy útil para tus negocio. ¿Qué esperas para empezar a utilizarla? Encontrarás más información en su página oficial.

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