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5 consejos para optimizar tus reuniones al máximo

Las reuniones son claves para poder gestionar tus recursos humanos y poder ser más productivo. Sin embargo, no suelen ser útiles a menos que plantees una estrategia correcta.

Cómo sacar el máximo provecho a las reuniones. Fuente: Pixabay
Cómo sacar el máximo provecho a las reuniones. Fuente: Pixabay

Aprender a optimizar el tiempo y ser más productivos no es tarea fácil. ¿Sabías que muchos trabajadores consideran las reuniones una pérdida de tiempo en lugar de un espacio para organizar y resolver cuestiones diarias?

Un estudio de Atlassian sobre reuniones de trabajo muestra que más del 90% de los asistentes afirma haberse distraído durante una reunión, el 73% hace otras tareas durante la misma y cerca de la mitad la considera una pérdida de tiempo.

Atlassian es una empresa de software, conocida por su herramienta de organización Jira.

Teniendo en vista estas cifras, te damos algunos consejos para aprender a gestionar tus reuniones para que sean más efectivas, tanto con tu equipo como con tus clientes.

Define un objetivo

Pregúntate el por qué necesitas hacer esa reunión y haz una lista de los temas que deben tratarse. Organiza cada una para que veas cuáles tienen más urgencia.

Saber qué se quiere conseguir permite saber mejor de qué hablar, qué preguntas hacer y qué cuestiones necesitan respuesta.

Muchas veces la reunión que crees que necesitas, puede ser un email.

Convoca solo a los implicados

No todos tienen que ir a todas las reuniones. Selecciona quién es realmente necesario que asista y en qué momento. Es muy importante hacer una buena selección de las personas que deben estar en la reunión.

Si se trata de una reunión para buscar soluciones, informa antes

En el caso de que la reunión tenga como objetivo la búsqueda de soluciones a un problema puntual, es bueno avisar con anticipación. De esta manera, tu equipo podrá pensar ideas y ganareis tiempo. 

Fija día y fecha

Calendariza tus reuniones con fecha, hora y tiempo estimado. No hagas reuniones eternas que boicoteen tu agenda. Todos están haciendo un esfuerzo para estar presentes, respeta el tiempo de los otros y así como el propio.

Escucha activa

No solo se debe hablar: hay que saber escuchar a los asistentes. En muchos casos tendrán más soluciones de las que esperabas. 

Tener reuniones efectivas no solo te ayuda a optimizar tu tiempo sino que también permite construir un buen ambiente de trabajo en el que surgen buenas ideas, garantiza un control de los procesos y ayuda a mejorar la interacción de tu equipo. 

Escrito por

Periodista Argentina especializada en Mkt Digital. Fan del Social Media. Me gusta experimentar con todas las plataformas digitales para encontrar nuevas formas de contar historias.

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